בעל עסק הנדרש לנהל גם את הסוגיות הפיננסיות שלו, ימצא את עצמו טובע בים המטלות ולא מבצע אף אחת מהן כראוי. מנהלת כספים במיקור חוץ היא מה שצריך, כשאין תקציב או הצדקה, למינוי סמנכ"ל כספים לחברה במשרה מלאה.
חברות גדולות מעסיקות סמנכ"ל כספים, או מנהל כספים, איש פיננסים, האחראי על הנושאים הכספיים בחברה. לחברות קטנות או בינוניות, שעדיין לא יכולות להרשות לעצמם העסקת מנהל כספים במשרה מלאה, יש כיום אפשרות לקבל את השירות במיקור חוץ, בהתאמה לצורכיהן.
השירות מאפשר לבעל העסק לפנות זמן ואנרגיה לניהול השוטף ולפיתוח העסק שלו בתחומי השיווק, האסטרטגיה והגדלת המכירות, כאשר כל היבטי הניהול הכספי, המיסוי, תשלומי המשכורות לעובדים וכדומה, מטופלים בצורה רציפה ומקצועית.
מי זקוק למנהלת כספים במיקור חוץ?
שירותי ניהול כספים במיקור חוץ (CFO), מתאימים לחברות סטארט-אפ ולחברות בינוניות וקטנות, הנזקקות למנהל כספים מנוסה ומיומן, שיטפל בכל הסוגיות העסקיות, החשבונאיות והפיננסיות ויסייע להנהלת החברה, בהתנהלות ובקבלת החלטות נכונה.
מנהלת כספים במיקור חוץ, מהווה למעשה סמנכ"ל כספים חיצוני, המבצע את משימות הנהלת החשבונות וחשבות השכר של הארגון או העסק. מדובר בפתרון עם יחס גבוה של עלות-תועלת, המתאפיין בגמישות ובהתאמה לצרכים הספציפיים של החברה.
היקף תפקידו של מנהל או מנהלת כספים, יכול להיקבע על פי גודל העסק וצרכיו והוא יכול לעמוד על כמה שעות שבועיות ועד למשרה מלאה. ההחלטה על כך מתקבלת במשותף עם הנהלת החברה, כאשר היקף השירות יכול גם להתעדכן עם הזמן, בהתאם לשינויים החלים בפעילות או בגודל החברה.
התנאים להצלחת ההתקשרות בין החברה לספק השירות ולהגעה לתוצאות איכותיות, הם תיאום ותקשורת יעילה בין הצדדים, ביטחון בסוגיית ההגנה על נתונים רגישים והתאמה בין ספק השירות, לבין הצרכים והתרבות הארגונית בחברה.
מה כולל שירות הנהלת חשבונות במיקור חוץ?
היקף וסוג המטלות בהן עוסק מנהל הכספים החיצוני, יכולים כאמור להשתנות בין חברה אחת לשנייה, בהתאם לצרכיה והיקף פעילותה. מנהלת כספים במיקור חוץ, יכולה לטפל בין השאר, בהכנת התקציב השנתי וטיפול בתזרים המזומנים, בהיערכות להליכי בדיקת נאותות של החברה, בניהול התקנות שלה, בהכנת תוכניות עסקיות ובגיבוש מהלכים להתייעלות וחיסכון.
בנוסף, יכול השירות לכלול את תמחור המוצרים או השירותים של החברה, בקרה פיננסית שוטפת וייעוץ בנושאי כוח אדם, שכר וחוזי העבודה.
הנהלת החשבונות במיקור חוץ, יכולה לסייע גם בהובלת הליכי גיוס הון מול משקיעים פרטיים וקרנות הון סיכון, גיוסי אשראי, ממקורות בנקאיים ומקורות חוץ בנקאיים, הכנת מערך נהלים פנימי, התנהלות מול גורמי מקצוע כמו עורכי דין, סוכני ביטוח וכדומה.
מנהלת כספים בעלת מיומנות וניסיון עסקי וניהולי, תאפשר להנהלת החברה או לבעל העסק ליהנות מייעוץ שוטף בכל סוגיות הפיננסים, החשבונאות והמיסוי, תוך השתתפות בישיבות הדירקטוריון והצגת המידע לחבריו וליווי עסקי בקבלת החלטות ובגיבוש מהלכים עסקיים.
היתרונות של ניהול כספים במיקור חוץ
מערכת כספים מסודרת, המטופלת על ידי אנשי מקצוע, יכולה להוריד מבעל העסק לא מעט דאגה וטרחה ולפנות לו את הזמן הדרוש לניהול ולפיתוח העסק, אך עדיין לשמור אותו בתמונה בכל עת, באשר למצב הכספים.
כאשר כל החלק הפיננסי מנוטר ומנוהל כראוי, קבלת החלטות עסקיות הופכת ברורה וקלה יותר, מה גם שקבלת ייעוץ פיננסי, מסייעת לגיבוש מהלכים בנושאי ארגון, שיווק מכירות ועוד.
יתרון מרכזי נוסף בניהול כספים במיקור חוץ, הוא העלויות הנחסכות על גיוס, הכשרה ותחזוקה של עובדים המומחים בתחום הפיננסי, כחלק מהארגון והיכולת של מנהלי החברה להתמקד בסוגיות הליבה, מבלי להידרש לניהול המורכב של הצד הפיננסי.
את הצלחת המהלך של שכירת שירותי הנהלת כספים במיקור חוץ, ניתן לוודא באמצעות קביעת מטרות מוגדרות ומדידות כמותית, שיוכלו לשקף את היעדים הפיננסיים של החברה ואת התפוקה הרצויה. שיפור ברמת הדיוק של הדיווחים הפיננסיים, קיצור הזמנים של לקבלת הדו"חות, חיסכון בעלויות, שיפור בתזרים מזומנים וכדומה. כל אלה יכולים, ללא ספק, להעיד על איכות השירות.
בחירת ספק השירות, צריכה להסתמך על תחקיר לבחינת הניסיון, המומחיות והמוניטין שצבר, תוך סקירת חוות הדעת של לקוחות קודמים, בדיקת מגוון אנשי המקצוע שהוא מעסיק והתאמתו של ספק השירות לתרבות הארגונית של העסק שלכם.
